Carfullservice , fleet management con Dynamics NAV
CARFULLSERVICE SpA, Società partecipata dal Gruppo Cattolica Assicurazioni, nasce ad agosto 2008 on l’obiettivo di fornire prodotti e servizi ad alto valore aggiunto per il mondo dell’automobile.
Il prodotto fornito da CAFULLSERVICE ha per oggetto il Servizio di Manutenzione ordinaria e straordinaria per vetture e veicoli commerciali nuovi o usati, per la durata e la percorrenza desiderata dal Cliente. Attraverso la rete delle oltre 4000 officine autorizzate a copertura di tutto il territorio nazionale, CARFULLSERVICE garantisce ai suoi clienti un servizio di assistenza qualificato e a costi certi con un prodotto configurato sulle esigenze del cliente, sia esso privato o azienda.
Le esigenze
Il sistema informativo costituisce per CARFULLSERVICE il principale strumento di lavoro, gestendo nello specifico contratti e servizi erogati attraverso l’attività di terze (officine meccaniche e gommisti) con le quali è necessario, visti i volumi in gioco, scambiare e condividere informazioni in tempo reale. La velocità e l’affidabilità dell’informazione costituiscono un elemento primario per ottenere l’alto livello di servizio al cliente con cui si presenta al mercato.
Dalle prime fasi di vita del progetto, la Direzione Aziendale ha dedicato molto tempo ed attenzione alla definizione dei processi organizzativi ed alla conseguente scelta delle soluzioni informatiche e dei partner con cui implementarle. Un elemento fondamentale nella scelta del software è stata la flessibilità e la velocità nella parametrizzazione e personalizzazione sulla base delle specifiche dei processi. Altro aspetto rilevante nella scelta è stata la facilità di integrazione del sistema gestionale con soluzioni esterne specifiche per il business CARFULLSERVICE, quali l’interfaccia con il portale Web per la quotazione delle offerte e l’acquisizione dei contratti, il sistema di convenzionamento delle officine e il software di gestione delle authority sugli interventi delle officina.
La soluzione
Ad inizio 2009, sulla base delle esigenze evidenziate, CARFULLSERVICE ha scelto come soluzione per il proprio sistema informativo gestionale Microsoft Dynamics NAV e , Novus, socio fondatore del Consorzio DYgroup, come partner per implementarlo. Criterio di valutazione del partner è stata la competenza maturata sul prodotto e sulle problematiche relative ai processi di gestione contratti di servizi e di assistenza tecnica. Dynamics NAV è stato arricchito con il modulo certificato NAV SERVICE di Novus per la gestione dei contratti di servizi e degli ordini di assistenza.
Al fine di raggiungere l’obiettivo di integrare il più possibile il flusso delle informazioni in azienda tra i vari sistemi informatici utilizzati (gestionale contabile, dipartimentali, di terze parti), su Dynamics NAV sono state realizzate numerose integrazioni, tra cui ricordiamo :
- in NAV è stato sviluppato un “quotatore” che consente, sulla base delle informazioni del veicolo reperite attraverso l’interfaccia con i dati di identificazione del veicolo forniti periodicamente da un gestore esterno, e utilizzando tabelle parametriche di valorizzazione dei servizi selezionati, di ottenere il prezzo da applicare al singolo contratto. L’utilizzo di tabelle parametriche ha fornito agli utente CARFULLSERVICE una notevole libertà nella gestione del dato senza dover intervenire necessariamente sui programmi. La procedura di quotazione viene utilizzata sia all’interno di NAV nell’inserimento dei contratti, sia dal portale WEB www.carfullservice.it, attraverso la rete di vendita CARFULLSERVICE costituita da agenti e concessionari auto, può creare un’offerta online che, qualora accettata, diventa automaticamente contratto in NAV.
- CARFULLSERVICE ha implementato uno strumento geolocalizzato di supporto al workflow di audit e convenzionamento delle officine di assistenza tecnica che ha consentito di valutare e convenzionare oltre 4000 officine in tutta Italia garantendo la copertura territoriale del servizio; questa soluzione realizzata da Promae (www.promae.it) è stata interfacciata con Dynamics NAV per l’acquisizione automatica dell’anagrafica officine che completano con successo il processo di convenzionamento.
- il dipartimento tecnico di CARFULLSERVICE che fornisce ai Clienti ed alle officine assistenza tecnica ed effettua l’authority degli interventi utilizza un software specifico con cui NAV è collegato real time al fine di scambiare le informazioni sui contratti e sui servizi acquistati e i gli interventi autorizzati per definire in automatico le fatture di riaddebito e automatizzare il più possibile il controllo fatture passive dalle officine di assistenza
- al fine di terziarizzare la gestione degli incassi delle fatture attive, è stato implementato con una delle principali banche italiane un flusso esteso di remote banking che invia il documento fattura attiva al sistema bancario che ne cura la stampa, l’invio al Cliente, ne gestisce l’incasso e invia di ritorno la riconciliazione contabile.
La facilità e flessibilità dell’ambiente di sviluppo di Dynamics NAV e l’integrazione fra i diversi applicativi realizzata attraverso la condivisione di Microsoft SQLServer 2008 come database per tutte le applicazioni, ha consentito di integrare il flusso delle informazioni in azienda in tempi brevi e con costi contenuti.
I benefici
Grazie a Microsoft Dynamics NAV e Dygroup/Novus , CARFULLSERVICE è riuscita in breve tempo ad implementare un sistema informativo integrato mantenendo gli obiettivi di tempi e costi definiti nel business plan per la realizzazione del sistema.
Grazie alla visione strategica del management CARFULLSERVICE sull’utilizzo della tecnologia come strumento indispensabile per l’ottimizzazione dei processi e per la relativa riduzione dei costi, il sistema informativo ha fatto si che con un numero limitato di utenti si potesse gestire un volume significativo di contratti e documenti gestionali.
La relazione consolidata con Novus e la piattaforma applicativa Microsoft Dynamics NAV garantiscono al Cliente un livello tecnologico che costituisce lo standard di mercato per le soluzioni gestionali e consente a CARFULLSERVICE di poter cogliere tutte le opportunità offerte dalla piattaforma Microsoft per automatizzare e ottimizzare il processo operativo e fornire alla direzione strumenti evoluti di analisi e di controllo dell’azienda.