fatturazione elettronica 2019

La fatturazione elettronica è uno dei traguardi dell’agenda digitale europea. La Commissione Ue ha l’obiettivo di trasformare la fatturazione elettronica nel metodo prevalente entro il 2020. L’Italia ha anticipato gli altri partner Europei e si pone, quindi, come modello nei loro confronti.

Oltre 5 milioni di Partite IVA sono interessate da questa scadenza. Gli unici ad essere esclusi dall’obbligo saranno:

  • i contribuenti che rientrano nel regime dei minimi e nel regime forfettario
  • le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate e ricevute da soggetti esteri (per i quali rimane quindi l’obbligo della Comunicazione Dati Fatture, c.d. Spesometro)

Per le imprese che lavorano nella filiera dei Subappalti per la Pubblica Amministrazione l’obbligo è scattato il 1° Luglio 2018, data in cui doveva essere introdotto anche per i distributori di carburanti, che hanno invece ottenuto una proroga di sei mesi.

Se, al momento, l’obbligo viene recepito come l’ennesimo onere a carico delle imprese, nel lungo periodo questo produrrà dei vantaggi, potendo emettere e ricevere le fatture in modo automatico, da PC o da smartphone, azzerando i costi di stampa e l’occupazione fisica dell’archivio per la conservazione dei documenti.

A livello Paese consentirà anche l’emersione del nero e la tracciabilità dei pagamenti. I dati saranno potenzialmente disponibili ad altri sistemi, consentendo ad esempio di ottenere in tempo reale l’erogazione del credito da parte degli istituti di credito.

I riflessi sull’organizzazione

La fatturazione elettronica è anche un’occasione per migliorare i propri processi interni, per rivedere sul piano contabile, amministrativo, di tesoreria e fiscale le relative procedure. A titolo di esempio, alcune prassi aziendali, non potranno più essere messe in atto, quali ad esempio l’emissione da parte del cliente di note di debito verso i propri fornitori per richieste di sconti e/o abbuoni.

Per il ciclo passivo è un’occasione per dotarsi di sistemi di ricevimento automatici per processare i documenti dei propri fornitori, sfruttando l’opportunità offerte da un formato standard e da un tracciato strutturato, che può eliminare le attività di inserimento manuale dei dati nel proprio sistema (ed il rischio di errore che questo può comportare) e agevolare le attività di riconciliazione operata nel processo di fatturazione passiva. Se opportunamente sfruttata, questa modalità potrà incentivare la cooperazione e la trasmissione automatica delle informazioni tra fornitore e cliente, ottimizzando tutti i tempi di gestione.

Ma i principali scogli da superare saranno la necessità di colmare eventuali mancanze di competenze digitali del personale, nonché l’eventuale sua resistenza al cambiamento.

Cerchiamo allora di comprenderne meglio il funzionamento e di cogliere le opportunità che si presentano.

Tutto quello che occorre sapere sull’emissione

Chi emette una fattura nei confronti di un’altra azienda (B2B) o di un privato (B2C) dovrà produrre un file strutturato secondo un linguaggio standard (formato XML) ed uno specifico tracciato definito dall’Agenzia delle Entrate, che ne determina il contenuto. Tale tracciato è lo stesso ad oggi utilizzato dalle aziende per la fatturazione verso la PA.

La fattura elettronica conterrà i dati identificativi del cedente/prestatore, quelli del cessionario/committente, la data del documento comprovante l’operazione, la data di registrazione (per i soli documenti ricevuti e le relative note di variazione), il numero del documento, la base imponibile, l’aliquota IVA applicata e l’imposta (o la tipologia dell’operazione in caso di esenzione).

La fattura elettronica dovrà essere non alterabile e immutabile nel tempo. Questo file dovrà essere firmato digitalmente e trasmesso allo SdI (Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate), che funge da “postino intelligente” e lo invia al destinatario, il quale lo riceverà e provvederà alla conservazione digitale ai fini fiscali delle fatture ricevute, insieme a quelle emesse.

Non è previsto per il B2B l’obbligo della firma digitale, ma è un’opportunità. Per la sottoscrizione del file, infatti, chi appone l’eventuale firma effettua gli opportuni controlli e questo diviene opponibile nei confronti della Agenzie delle Entrate.

Il sistema di emissione, firma digitale, trasmissione, ricezione e conservazione è completamente digitale e non necessita di alcun supporto cartaceo. Questo implica grandi riduzioni dei costi relativi alla stampa, alla spedizione ed alla conservazione sino ad oggi sostenuti dalle imprese.

Una fattura emessa e trasmessa con modalità diverse da quelle sopra indicate (es. in formato cartaceo o PDF) si considera inesistente, o meglio “non emessa”, con le conseguenze sanzionatorie che ne derivano (è prevista una sanzione amministrativa compresa tra il 90 % ed il 180 % dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio).

Come dovranno essere trasmesse

Per trasmettere e ricevere la fattura elettronica è necessario in primo luogo aprire o scegliere un canale con lo SdI. La scelta del canale riguarda sia chi trasmette che il soggetto ricevente, che dovrà comunicare al proprio fornitore l’indirizzo telematico dove vuole ricevere la fattura.

La fattura elettronica può essere trasmessa allo SdI in varie modalità:

  • Tramite email PEC (posta elettronica certificata). Questa modalità è fortemente sconsigliata per:
    • elevato volume di fatture da gestire (e relative notifiche/ricevute) – le possibilità di automatizzazione del processo sono minime ed i tempi di gestione sono elevati
    • alto rischio di perdita dati – I principali fattori di rischio sono, infatti, l’eventuale Casella di posta piena, i Filtri antiSpam, le Cancellazioni accidentali, il superamento del limite delle dimensioni dell’allegato
  • Tramite intermediario accreditato (la delega, valida per 4 anni ma revocabile in qualsiasi momento, deve essere comunicata utilizzando i servizi online dell’Agenzia delle Entrate, Entratel o Fisconline, oppure presentando l’apposita modulistica presso gli uffici dell’Agenzia delle Entrate). Questa modalità è da preferire alle altre, in quanto:
    • Automatizzabile
    • Non richiede monitoraggio
    • Non implica alcun rischio di perdita di dati
    • I tempi di gestione possono diventare minimi tramite l’integrazione con il sistema ERP aziendale
  • Tramite la piattaforma web dell’Agenzia delle Entrate “Fatture e Corrispettivi” che consente di inviare, ricevere (tramite SdI) e conservare – previa sottoscrizione di apposito accordo online – le fatture elettroniche con le nuove regole tecniche.
  • Tramite App gratuita dell’Agenzia delle Entrate, che attraverso una procedura guidata consentirà ai titolari di partita IVA in possesso delle credenziali Entratel, Fisconline o Spid di predisporre e inviare le fatture elettroniche al Sistema di Interscambio. L’App è già disponibile negli store in ambiente Android e lo sarà a breve anche per iOS.
  • L’Agenzia mette inoltre a disposizione un pacchetto software da installare sul proprio computer per predisporre le e-fatture in modalità offline, per coloro che non hanno una connessione stabile o continua a internet.

Anche con queste ultime 3 modalità il limite è la scarsa automatizzazione del processo di acquisizione del file XML prodotto dal proprio ERP aziendale, o in mancanza la necessità di immissione manuale dei dati di dettaglio del documento.

Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate

Con il comunicato stampa del 14 Giugno 2018 l’Agenza delle Entrate ha annunciato un servizio gratuito per la generazione del proprio DR-Code, contenente i propri dati (Partita IVA, Codice Fiscale, indirizzo e dati del l’indirizzo telematico prescelto su cui ricevere le fatture elettroniche (PEC o “codice destinatario”)), da mostrare al fornitore tramite smartphone, tablet o su carta. Si tratta di un nuovo strumento, un codice a barre bidimensionale, una sorta di “biglietto da visita digitale” che serve ad agevolare la predisposizione e l’invio delle fatture elettroniche e a rendere più veloce e sicura la ricezione del documento fiscale da parte del cessionario/committente.

Il QR-Code può essere generato direttamente dal titolare della partita IVA oppure da un suo intermediario delegato. Per ottenerlo, in formato immagine o pdf, bisogna accedere al Cassetto fiscale o al portale “Fatture e corrispettivi” utilizzando le credenziali Spid, quelle dei servizi Entratel/Fisconline o la Carta nazionale dei servizi (Cns).

Gli obblighi dei soggetti privati

L’obbligo, come detto, vale anche per i consumatori finali, cioè per i soggetti privati senza Partita IVA, i quali potranno decidere di ricevere la fattura in uno dei modi elencati:

  • in formato elettronico XML (al proprio indirizzo PEC)
  • in formato cartaceo, accettando il documento stampato
  • in formato digitale, al proprio indirizzo email
  • in formato digitale, accettando di scaricare il documento da un eventuale portale del fornitore

Il consumatore finale può altresì decidere di non ricevere alcun documento, ma indipendentemente dalla sua scelta, rimane l’obbligo in capo all’emittente di emettere la fattura elettronica e trasmetterla allo SdI.

Durante la fase di generazione del file è necessario verificare che questo sia prodotto secondo tracciato conforme alle specifiche dell’ AdE e che contenga tutte le informazioni necessarie affinché questo non sia scartato dalla SdI. In tal caso, infatti, la fattura si intenderebbe non emessa e lo SdI rinvierebbe una notifica di errore all’emittente.

In assenza di errori, la fattura viene accettata e inviata al cliente. L’emittente riceverà comunicazione dell’invio e della ricezione da parte del proprio cliente.

Un chiarimento specifico occorre relativamente alle Date; in particolare:

  • la Data di Emissione coincide sempre con la Data Documento inserita in fattura
  • La Data di Ricezione coincide con la consegna del file al cliente

Lo SdI ha tempo 5 giorni dalla spedizione per effettuare i controlli. Un eventuale scarto dal sistema ed il conseguente rinvio del documento al mittente implica che la fattura scartata venga considerata non emessa.

Si sottolinea, anche, che la detraibilità IVA per il ricevente scatterà dalla Data di Ricezione.

Tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute andranno conservate a norma per 10 anni.